ThS. Trần Ngọc Hà
Giảng viên Khoa Luật Quốc tế trường Đại học Luật Thành phố Hồ Chí Minh
Nguyễn Hoàng Minh Như - Trần Ngọc Văn Quỳnh
Sinh viên lớp cử nhân Luật thương mại Quốc tế 45B trường Đại học Luật TP. HCM
Tóm tắt:
Giao dịch bất động sản là loại giao dịch có sự tham gia còn nhiều bên, có giá trị lớn và tồn tại các vấn đề pháp lý phức tạp. Công chứng trong giao dịch bất động sản là một trong những biện pháp tất yếu nhằm bảo vệ quyền lợi hợp pháp của các bên và phòng ngừa những tranh chấp liên quan đến bất động sản. Cùng với sự phát triển của công nghệ kỹ thuật, chứng thư bất động sản không chỉ được lập mà còn được công chứng thông qua phương tiện điện tử. Bài tham luận tập trung trình bày về hoạt động công chứng truyền thống, công chứng điện tử liên quan đến lĩnh vực bất động sản tại Pháp, từ đó chỉ ra sự khác biệt và ưu điểm của công chứng điện tử trong việc phòng ngừa tranh chấp khi giao dịch bất động sản nói chung.
- Công chứng truyền thống bất động sản ở Pháp
Theo quy định của BLDS Pháp, chứng thư công chứng là chứng thư được xác thực bởi một công chức có đủ khả năng và phẩm chất[1]. Hoạt động công chứng được thực hiện bởi công chứng viên – một công chức nhà nước do Bộ trưởng Bộ tư pháp bổ nhiệm[2]. Theo Điều 1 Sắc lệnh 45-2590 ngày 2 tháng 11 năm 1945, công chứng viên có nhiệm vụ nhận tất cả các chứng từ và hợp đồng mà các bên phải hoặc mong muốn xác thực tính hợp pháp. Giao dịch liên quan đến bất động sản là một trong những đối tượng cần được công chứng viên xác thực tính hợp pháp. Bất động sản ở Pháp, theo quy định của BLDS từ Điều 517 đến Điều 526 được phân thành ba loại sau:[3]
(i) Bất động sản xét theo tính chất dựa trên các tiêu chí về tính chất vật lý, bao gồm đất đai và mọi thứ gắn liền với đất đai
(ii) Bất động sản xét theo mục đích của chủ sở hữu: động sản được gần vĩnh viễn vào bất động sản
(iii) Bất động sản xét theo đối tượng áp dụng: quyền sử dụng bất động sản, quyền sở hữu hoặc dịch vụ đất đai, các hành động có xu hướng yêu cầu một bất động sản.
Nghị định số 55-22 ngày 4 tháng 1 năm 1995 về cải cách ruộng đất là nghị định đầu tiên quy định cụ thể về việc đăng ký đất đai và công chứng chứng thư bất động sản tại Pháp. Đối với việc đăng ký đất đai, công chứng viên ở Pháp chịu trách nhiệm kiểm tra và đăng ký đất đai[4]. Căn cứ vào Điều 4 Nghị định này: “Bất kỳ chứng thư nào được công khai mà có trách nhiệm đăng ký đất đai đều phải được lập ở dạng xác thực”[5]. Theo đó, để có hiệu lực thi hành đối với bên thứ ba, việc chuyển nhượng quyền sở hữu bất động sản phải được đăng ký với cơ quan đăng ký đất đai địa phương (“services de la publicite fonciere”) và chỉ những chứng thư chuyển nhượng được xác thực bởi công chứng viên Pháp mới được đăng ký[6]. Công chứng viên xác thực bằng chữ ký và đóng con dấu vào chứng thư bất động sản, đồng thời phải đăng ký chứng thư đó với cơ quan đăng ký đất đai địa phương trong vòng 1 tháng kể từ khi thực hiện để việc chuyển nhượng quyền sở hữu có hiệu lực đối với bên thứ ba[7]. Vì là thủ tục công chứng truyền thống nên hầu hết các chứng thư bất động sản đã xác thực bởi công chứng viên được trình bày dưới dạng giấy từ những năm 1956[8] cho đến trước giai đoạn số hóa vào năm 1998. Chứng thư công chứng nói chung hay chứng thư công chứng bất động sản ở Pháp nói riêng được công chứng viên lưu trữ trong thời hạn 100 năm[9] sau thời hạn này tất cả giấy tờ, chứng thư sẽ được chuyển đến Trung tâm lưu trữ công cộng (Les Archives publiques).
Giao dịch bất động sản trên thực tế có nhiều loại như hợp đồng chuyển nhượng (mua bán, tặng cho, thừa kế), hợp đồng cho thuê, hợp đồng thế chấp…. Tuy nhiên, pháp luật Pháp chỉ đặt ra yêu cầu bắt buộc công chứng đối với những chứng thư dùng cho mục đích đăng ký đất đai[10] như hợp đồng chuyển nhượng bất động sản. Đối với những loại hợp đồng khác, các bên có quyền lựa chọn công chứng hoặc không công chứng nhưng trên thực tế để tránh xảy ra tình trạng lừa đảo, giả mạo thì các bên thường tìm đến sự hỗ trợ của công chứng viên. Ở Pháp, mua bán bất động sản là một hoạt động phức tạp, do vậy thông thường các bên sẽ chuẩn bị một bản dự thảo hợp đồng và bản hợp đồng dự thảo này sẽ chỉ có giá trị pháp lý khi các bên ký vào chứng thư công chứng[11]. Dự thảo hợp đồng có thể là thỏa thuận mua bán hoặc cam kết đơn phương hứa bán bất động sản. Điều 1589-2 BLDS có quy định rằng: “Bất kỳ cam kết đơn phương nào liên quan đến việc bán một bất động sản, quyền bất động sản, quyền cho thuê liên quan đến toàn bộ hoặc một phần bất động sản được đề cập trong Điều 728 và 1655 Bộ luật thuế chung đều vô hiệu nếu không được chứng minh bằng chứng thư xác thực hoặc chứng thư cá nhân được đăng ký trong vòng mười ngày.” Việc lập dự thảo hợp đồng không chỉ giúp các bên nắm rõ thông tin về các cam kết cũng như điều kiện mua bán được xác định theo thỏa thuận giữa hai bên hoặc của bên bán mà còn đảm bảo giao dịch sẽ xảy ra đúng thời hạn.
Nhận xét
Có thể thấy, hoạt động công chứng truyền thống đối với các giao dịch liên quan đến bất động sản được thực hiện với sự hiện diện của công chứng viên và các bên tham gia giao dịch. Hồ sơ bất động sản và chứng thứ bất động sản bằng giấy sẽ được công chứng viên lập và chuyển đến cơ quan đăng ký đất đai bằng hình thức di chuyển thông thường. Do đó, quá trình công chứng giao dịch bất động sản dễ gặp phải tình trạng đình trễ do khối lượng lớn sổ sách, bản sao giấy tờ tùy thân của các bên, hồ sơ và chứng thư bất động sản cần phải xác thực.
2. Công chứng điện tử bất động sản ở Pháp.
Công chứng điện tử (Electronic Notarization) được xem là cách thức mà một công chứng viên chứng nhận tài liệu thông qua phương tiện điện tử và cách thức này được áp dụng tối vụ khi thực hiện các thủ tục trong các giao dịch bất động sản. Trong quá trình giao dịch bất động sản, người mua nhà thường ký chứng thư tại văn phòng công chứng và công chứng viên có trách nhiệm thu thuế, đăng ký mua bán và đảm bảo rằng tất cả các khoản thanh toán thế chấp được thực hiện khi đến hạn. Để thực hiện quá trình này, công chứng viên phải tạo ra một lượng dữ liệu khổng lồ để nhập vào nhiều số đăng ký công khai[12]. Đồng thời, công chứng viên cũng là chủ thể duy nhất có thẩm quyền thực hiện chuyển nhượng bất động sản, lập dự thảo hợp đồng bất động sản, soạn thảo hợp đồng, giao dịch kinh doanh và ủy quyền ở hầu hết Châu Âu. Trên cơ sở nghề công chứng là một trong những nghề tiên phong ở Châu Âu sử dụng công nghệ chữ ký điện tử, công chứng điện tử ở Pháp đã ra đời nhằm hiện đại hóa và nâng cao chất lượng của hoạt động công chứng, hỗ trợ các công chứng viên quản lý hiệu quả khối lượng lớn hồ sơ bất động sản.
Từ năm 2000, Pháp tiến hành sửa đổi BLDS để có thể triển khai hoạt động công chứng điện tử vào thực tế, cụ thể tại Điều 1317 BLDS Pháp đã ghi nhận “hành vi xác thực” bằng phương tiện điện tử. Từ đó đến nay, mô hình công chứng điện tử ở Pháp ngày càng được phát triển và hoàn thiện nhanh chóng.
Hoạt động công chứng từ xa tại Pháp được triển khai thực hiện từ năm 2020 trong bối cảnh đại dịch COVID-19. Các chứng thư được công chứng trong thời gian thực (real time) ngay cả khi các bên ở hai tỉnh thành phố khác nhau thông qua hội nghị truyền hình (videoconferencing), miễn là mỗi bên có sự hiện diện của một công chứng viên của họ[13]. Khi công chứng từ xa giao dịch bất động sản, các bên có thể đang không sinh sống tại nơi có bất động sản được chuyển nhượng; do vậy một trong các bên phải tự mình hoặc nhờ đến công ty môi giới tìm kiếm một công chứng viên thực sự sống ở địa điểm có bất động sản để thực hiện những thủ tục cần thiết[14]. Sau đó, công chứng viên tiến hành xác thực hồ sơ bất động sản, một số giấy tờ liên quan[15] và soạn dự thảo hợp đồng hoàn toàn từ xa thông qua email và hội nghị truyền hình. Công chứng viên còn có trách nhiệm thu thập chữ ký của các bên liên quan, sau đó đóng dấu chữ ký của mình vào tài liệu cần xác thực. Với tính chất đặc thù của giao dịch bất động sản là phải được ký kết ở nơi có bất động sản, các bên tham gia được phép ủy quyền cho công chứng viên ký chứng thư theo quy định tại Nghị định số 2020-1422 ngày 20 tháng 11 năm 2020 về việc thiết lập giấy ủy quyền có công chứng thư xa trên phương tiện điện tử mà giá trị của chứng thư vẫn tương tự như công chứng truyền thống.
Hoạt động công chứng điện tử bất động sản ở Pháp được đặc trưng bởi số hóa các dịch vụ đăng ký đất đai (bằng hệ thống Téléactes) và quyền tiếp cận hồ sơ bất động sản của công chứng viên (ANF). Tháng 5 năm 2006, sự ra đời của hệ thống Téléactes đã cho phép các công chứng viên tại Pháp trao đổi chứng thư sở hữu với cơ quan đăng ký thế chấp ở dạng điện tử. Đồng thời, Teleactes còn tiến hành số hóa các bản giấy của chứng thư bất động sản.
2.1. Tele@ictes – công cụ hỗ trợ cho nghề công chứng giúp tin học hóa hoạt động đăng kỹ đất đai
Télé-actes là một hệ thống truyền từ xa được thiết lập tại các văn phòng dịch vụ công liên quan, hỗ trợ giúp cho việc trao đổi dữ liệu được vì tính hòa giữa cơ quan đăng ký đất đai và công chứng viên diễn ra một cách một cách an toàn triệt để trong lĩnh vực bất động sản Tele@ctes đã thực hiện một bước tiến lớn trong việc thúc đẩy trao đổi tự động tài liệu số hóa giữa cơ quan nhà nước và lĩnh vực công chứng. Hệ thống được thiết lập tại các văn phòng công chứng và cơ quan dịch vụ công liên quan (như đăng ký đất đai, quản lý quỹ, thuế), các công chứng viên thực hiện các trao đổi điện từ giữa văn phòng của họ với cơ quan dịch vụ đăng ký đất đai (SPF), Caisse des Depots (quản lý chuyển giao quý) và quản lý thuế (thanh toán thuế chuyển nhượng, thuế lãi vốn, ..)[16]. Công chứng viên Pháp thông qua Tele@ctes được quyền truy cập vào tập hồ sơ bất động sản (được quản lý bởi Tổng cục Tài chính công DGFiP[17]) để có thể phục vụ cho công việc của mình một cách thuận tiện, hiệu quả hơn.
Télé@ctes – mô hình hợp tác giữa Công chứng viên và Tổng cục tài chính công (DGFIF)
Ở cấp độ quốc gia, Télé@ctes là mô hình hoạt động dưới sự quản lý của Hội Đồng Công chứng Cấp cao Pháp[18] và Tổng Cục Tài chính công Pháp[19]
Ở cấp độ địa phương, Télé@ctes hoạt động dưới sự phối hợp giữa các Phòng Công chứng địa phương và Tổng cục Tài chính công khu vực và cấp hộ bộ[20]
- Số hóa dữ liệu ở văn phòng đăng ký đất đai từ phía cơ quan nhà nước – FIDI[21]
Giai đoạn từ năm 1998 đến năm 2003, với sự phát triển mạnh mẽ của kỹ thuật số, hoạt động vi tính hóa đăng ký đất đai được tiến hành. Các văn bản về đăng ký đất đai, hồ sơ bất động sản, số ký gửi đã được tin học hóa, từ đó đã thiết lập nên tập dữ liệu pháp lý về bất động sản (FIDJI). Năm 2003, công cuộc vi tính hóa, số hóa văn phòng hỗ trợ đăng ký đất đai đã hoàn thành, các công việc tại văn phòng đăng ký đất đai từ nay về sau sẽ được chuyển sang FIDJL. Tệp FIDJI sẽ vừa cung cấp cơ sở dữ liệu mới cập nhật, vừa chứa những dữ liệu cũ hơn liên quan đến bất động sản. Hành vi mới được xác lập liên quan đến bất động sản sẽ được cập nhật và truyền đến sổ đăng ký đất của cơ quan đăng ký đất đai ở dạng điện tử và các dữ liệu cũ hơn liên quan đến bất động sản (dữ liệu bất động sản từ năm 1956 thì sẽ được quét tạo thành FIDJI-Stock) đã được lưu trữ số hóa[22]
Tuy nhiên, giai đoạn này vẫn chưa có một cơ chế thủ tục từ xa cho phép công chứng viên chuyển các yêu cầu liên quan đến giấy tờ thuộc thẩm quyền quản lý nhà nước bằng máy tính hoặc để nộp chứng thư công chứng cho cơ quan quản lý nhà nước. Do đó, để hoàn thiện được mô hình đăng ký đất đai trực tuyến thì cần phải có công cụ số hóa các dữ liệu trao đổi với người dùng.
b) Số hóa tài liệu, dữ liệu ở các văn phòng công chứng từ phía công chứng viên – nền tang PLANÈTE
Cùng với hoạt động tin học hóa dữ liệu của cơ quan quản lý nhà nước về đăng ký đất đai, các văn phòng công chứng đã nỗ lực thực hiện việc tin học hóa nguồn dữ liệu của mình trên cơ sở hợp tác với Tổng cục tài chính công để thiết lập một cơ chế thủ tục từ xa đối với hoạt động công chứng liên quan đến bất động sản. Hiệp hội phát triển dịch vụ công chứng (ADSN Groupe) đã tiến hành xây dựng nền tảng trao đổi an toàn PLANETE. Nền tảng này cho phép xử lý, xác minh và điều hướng các luồng dữ liệu máy tính gửi bởi các văn phòng công chứng cho các bên thứ ba[23]. Về phía cơ quan nhà nước, Tổng cục tài chính công DGFP tiến hành thiết lập một hệ thống tiếp nhận tập trung các luồng dữ liệu từ văn phòng công chứng, sau đó phân phối lại cho các cơ quan có liên quan. Bằng cách này, các tệp hồ sơ chuyển nhượng và đăng ký bất động sản có thể được các văn phòng công chứng gửi đến cơ quan quản ly thuế, dịch vụ đăng ký đất đai liên quan. Các công chứng viên cũng nằm trong một mạng lưới với Dịch vụ ngân hàng CDC Net/EDI (Caisse des depots et consignations CDC NevEDI- thanh toán các loại thuế và nghĩa vụ từ chứng từ nhận được[24] ). Dịch vụ ngân hàng CDC NetEDI có thể truy cập thông qua các chức năng của phần mềm kế toán công chứng, cho phép thanh toán an toàn thông qua hình thức chuyển khoản điện tử ngay lập tức giữa CDC và các văn phòng công chứng. Việc chuyển khoản thanh toán hoặc đăng ký được thực hiện trên phần mềm soạn thảo chứng từ của văn phòng công chứng viên, sau đó phần mềm kế toán lập lệnh chỉ ngay cho CDC để nộp tiền thuế và nghĩa vụ cho ngành thuế. Tuy nhiên, để thực hiện được thao tác này, các công chứng viên phải tuân theo các thông số kỹ thuật do Hội đồng công chứng cấp cao thiết lập.
Nhằm tăng cường hỗ trợ cho hoạt động của các công chứng viên, Trung tâm lưu trữ dữ liệu công chứng điện tử (MIC EN) – một mạng lưới lưu trữ chung dành cho tất cả công chứng viên của nghề công chứng được xây dựng. Việc lưu giữ biên bản giấy tờ công chứng không chi được lưu trữ riêng là ở các văn phòng công chúng (như nền tảng PLANETE lưu trữ dữ liệu liên quan đến bất động sản) mà còn được lưu trữ ở Trung tâm lưu trữ dữ liệu công chứng điện tử, trong đó các chứng từ xác thực điện tử sẽ được lưu giữ sau khi công chứng viên đã đóng dấu chữ ký điện tử của mình.
Hệ thống Télé@ctes – mô hình hợp tác giữa công chứng viên và Tổng cục tài chính công là kết quả của sự hợp tác chặt chẽ giữa Hội đồng Công chứng Cấp cao (CSN), Tổ chức tài chính công quản lý quỹ của Pháp Caisse des Depots (CDC) và Tổng cục Tài chính công (DGFiP)[25] được ký kết vào ngày 2 tháng 5 năm 2006. Télé@ctes cho phép truyền các yêu cầu cung cấp thông tin từ xa của công chứng viên (giấy chứng nhận bất động sản sau khi chết, mua bán bằng một hoặc nhiều điều khoản khác, đăng ký, giải phóng đăng ký) đến các cơ quan nhà nước lưu trữ giấy tờ liên quan. Hệ thống Télé@ctes đồng thời còn truyền tải các luồng thông tin từ văn phòng công chứng đến tập FIDJI của Dịch vụ đăng ký đất đai (SPF) dưới dạng hỗ trợ nhập dữ liệu. Tele@ctes còn liên kết mở rộng sang các luồng tài chính với việc bắt buộc sử dụng phương thức thanh toán bằng chuyển khoản số hóa của Caisse des Depots.
Căn cứ Nghị định số 2017-770, kể ngày ngày 01 tháng 01 năm 2018, việc thực hiện trao đổi số hóa những tài liệu, thông tin, công bố liên quan đến bất động sản của công chứng viên là hoạt động mang tính chất bắt buộc. Quá trình này cho phép các công chứng viên gửi dưới dạng số hóa tất cả các loại yêu cầu tích xuất từ hồ sơ bất động sản cho cơ quan nhà nước. Téléactes can thiệp vào các giai đoạn khác nhau của việc mua bán bất động sản: về yêu cầu cung cấp thông tin, sao chép tài liệu, xuất bản, đăng ký, hủy bỏ. Công chứng viên và nhân viên có quyền truy cập trực tiếp vào dịch vụ Téléactes nhờ có “khóa số thực” (Cl REAL)[26] cũng như đăng ký CDC Net/EDI cho phép họ xác thực và gửi yêu cầu.
Sự xuất hiện của hệ thống Tele@ctes cho phép công chứng viên tiết kiệm được rất nhiều thời gian, đơn giản hóa các thủ tục. Các dữ liệu được truyền ở dạng điện tử cũng có giá trị pháp lý tương tự như việc nộp các tài liệu ở dạng giấy, bản sao của chứng thư trên phương tiện điện tử hoặc giấy chứng nhận được gửi đến dịch vụ đăng ký đất đai đều được công chứng viên xác nhận để chứng thực việc hoàn thành thủ tục.
2.2. Quy định của Pháp liên quan đến công cụ Tele@ctes
Nghị định số 2017-770 ngày 4 tháng 5 năm 2017 quy định việc công chứng viên bắt buộc sử dụng Télé@ctes để nộp tiền công chứng với các dịch vụ đăng ký đất đai, có hiệu lực thi hành đối với các văn bản được ký kết từ ngày 01/01/2018. Nghĩa vụ này liên quan đến các văn bản mua bán, văn bản xác lập quyền sử dụng đất, giấy chứng nhận bất động sản sau khi chết,… được lập theo chứng thư công chứng hoặc cần có sự can thiệp của công chứng viên.
Cụ thể, Quyết định ngày 2 tháng 6 năm 2017 và Quyết định ngày 30 tháng 4 năm 2018 xác định chi tiết phạm vi nghĩa vụ đối với các công chứng viên phải nộp tài liệu của họ theo phương thức điện tử với Dịch vụ đăng ký đất đai (SPF) gồm:
(1) Chứng thư mua bán;
(2) Chứng từ, tài liệu liên quan đến tuyên bố lãi của thu nhập bất động sản, thuế theo quy định tại các Điều 1529 và Điều 1605 của Bộ luật thuế chung[27];
(3) Chứng từ mua bán với tài liệu khảo sát
(4) Hành động xác lập quyền sử dụng đất;
(5) Giấy chứng nhận bất động sản sau khi chết;
(6) Giấy chứng nhận khắc phục sau khi bị từ chối;
(7) Các chứng từ liên quan đến thỏa thuận trả lại tài sản thế chấp thông thường;
(8) Chứng thư hủy đăng ký đã được công chứng viên xác nhận rằng chủ nợ đã đồng ý hủy bỏ một hoặc nhiều đăng ký, theo yêu cầu của con người.
Ngoại lệ: Nghĩa vụ này sẽ không áp dụng đối với các văn bản, tài liệu liên quan đến quy định về miễn thuế và đóng góp tài sản đảm bảo bằng bất động sản dẫn đến việc không thu phí dịch vụ đăng ký đất đai[28].
2.3. Quyền truy cập của Công chứng viên vào Hồ sơ Bất động sản (ANF)
Tháng 6 năm 2016 tại lễ khai mạc Đại hội Công chứng viên lần thứ 112, Tổng cục tài chính công DGFiP công bố dự án Hồ sơ bất động sản (ANF), cho phép công chứng viên truy cấp trực tiếp vào hồ sơ bất động sản[29]. Dự án Truy cập Hồ sơ Bất động sản (ANF) được kỳ vọng sẽ thay thế hệ thống Télé@ctes bằng cách cho phép các công chứng viên thực hiện việc tìm kiếm thông tin thế chấp một cách trực tiếp và nhanh chóng vào hồ sơ bất động sản do Tổng cục tài chính công (DGFiP) quản lý (mà không còn cần phải gửi yêu cầu của họ tới dịch vụ đăng ký đất đai SPF như trước).
Nghị định số 2018-1266 ngày 26 tháng 12 năm 2018 (sửa đổi bổ sung cho Nghị định số 55-1350 ngày 14 tháng 10 năm 1955 về đăng ký đất đai) quy định cụ thể về thủ tục cấp thông tin và bản sao chứng từ trong hồ sơ đất đai cho công chứng viên, đồng thời nghị định này còn thiết lập quyền tiếp cận của công chứng viên đối với hồ sơ bất động sản được gọi là “ANE” ANF sẽ là cơ sở dữ liệu cập nhật liên tục theo tập FIDJI của dịch vụ đăng ký đất đai SPF dành riêng cho công chứng viên, được lưu trữ trong hệ thống thông tin của Tổng cục Tài chính công DGFiP. Như vậy, hoạt động phát hành bản sao chứng thư trước kia được ủy thác cho dịch vụ đăng ký đất đai (SPF) từ nay sẽ được chuyển giao cho các công chứng viên. Khối lượng công việc của các nhân viên dịch vụ đăng ký đất đai SPF sẽ được giảm đáng kể, bởi công chứng đã có quyền truy cập trực tiếp vào dữ liệu hồ sơ bất động sản ANF, họ sẽ không còn là trung gian cung cấp thông tin cấp phát bản sao chứng thư. Cụ thể, theo Điều 54 của quy định mới này quy định: “Công chứng viên có thể nhận được bản sao hoặc được cung cấp thông tin, bằng cách đệ trình yêu cầu của mình lên Tổng cục Tài chính công thông qua một ứng dụng máy tính chuyên dụng do cơ quan này thiết lập”. Nghị định số 2018-1266 thật sự đã cải cách hành nghề công chứng, từ nay công việc của công chứng viên sẽ thuận tiện hơn khi được tiếp cận trực tiếp với hồ sơ bất động sản. Công chứng viên không còn cần phải thông qua dịch vụ đăng ký đất đai SPF để có thể truy cập các bán sao chứng thư trong tệp bất động sản. Thủ tục mỗi này là một phần của quá trình chuyển đổi kỹ thuật số dịch vụ công trong khuôn khổ chương trình Hành động Công (Action Publique 2022) của Chính phủ Pháp[30].
ANF cho phép các công chứng viên có tùy chọn đưa ra yêu cầu về thông tin nhanh chóng và thuận tiện tương tự như yêu cầu hệ thống Tele actes truyền đạt đến SPF theo cách truyền thống bằng “khoa số thực” của mình. Tuy nhiên khác với hệ thống Télé@ctes phải mất đến khoảng 10 ngày để yêu cầu của công chứng viên gửi đến dịch vụ đăng ký đất đai SPF được giải quyết, thì ANF cho phép phản hồi được truyền nhanh chóng hoặc thậm chí tự động đến hồ sơ bất động sản. Tuy nhiên, bên cạnh sự tiện lợi về mặt thủ tục mà ANF mang lại, ANF vẫn tồn tại nhiều rủi ro. Dữ liệu thông tin do ANF thu được không có độ tin cậy tương đương như dữ liệu thông tin do dịch vụ đăng ký đất đai SPF cung cấp. Vì không như tập FIDJI được chịu trách nhiệm bởi dịch vụ đăng ký đất đai SPF, trong trường hợp có sai sót, thiếu sót hoặc sự có kỹ thuật trong hệ thống ANF, nhà nước không thể chịu trách nhiệm pháp lý. Theo cách hiểu này, Điều 54 của Nghị định số 2018-1266 (sửa đổi bổ sung Nghị định số 55-1350 ngày 14 tháng 10 năm 1955) quy định rằng thông tin nhận được qua ứng dụng ANE “không làm phát sinh chứng từ (ne donnent pas lieu a certification)”. Vì vậy, có thể hiểu công chứng viên có quyền truy cập vào hồ sơ bất động sản ANF để thực hiện nhanh hơn các thủ tục công chứng của mình song lại phải đối mặt với việc tự chịu trách nhiệm pháp lý cho những yêu cầu về thông tin, bản sao chứng thư của mình. Do đó để ngăn chặn những rủi ro phát sinh khi truy cập và sử dụng hồ sơ bất động sản ANF, công chứng viên cần suy xét về sự phù hợp khi đưa ra yêu cầu đối với loại thông tin, bản sao chứng thư nào từ ANF. Đồng thời, nghề công chứng viên cần cung cấp cho các công chứng viên những khóa đào tạo cách sử dụng và vận hành công nghệ này sao cho phù hợp. Ngoài ra, những người được ủy quyền truy cập hồ sơ bắt động sản phải được chỉ định chuyên biệt bởi các Văn phòng công chúng.
Nhận xét
Hoạt động công chứng truyền thống liên quan đến bất động sản thông thường sử dụng số lượng lớn nguồn lực vật chất như giấy tờ, con dấu, cũng như hao tốn khá nhiều thời gian công chứng viên phải đem chứng thư bất động sản đến trung tâm đăng ký đất đai. Hơn nữa, những chứng thư bất động sản được công chứng viên lưu trữ trong 100 năm đòi hỏi một không gian lưu trữ tài liệu đáng kể và tài liệu giấy được lưu trữ có thể xảy ra tình trạng mất hoặc hư hỏng, làm mà thông tin theo thời gian. Ngược lại, công chứng điện từ giúp tinh giản thủ tục định vụ, góp phần đẩy nhanh quá trình thực hiện giao dịch vì công chứng viên có quyền truyền dữ liệu về chứng thư bất động sản giữa văn phòng công chứng và văn phòng đăng ký đất đai thông qua phương tiện điện tử. Dữ liệu thông tin về hồ sơ bất động sản, chứng thứ bất động sản hoàn toàn có thể được tìm kiêm, truy xuất, chia sẻ một cách thuận tiện trên các phương tiện điện tử. Bên cạnh đó, cách thức thanh toán liên quan đến các hoạt động về bất động sản cũng được thay đổi hoàn toàn bằng hình thức chuyển khoản nhằm đảm bảo tính minh bạch, nhanh chóng và an toàn khi giao dịch.
Nguồn dữ liệu đầu vào là điểm khác biệt lớn nhất giữa công chứng truyền thống và công chung điện tử. Đối với công chứng truyền thống, hồ sơ bất động sản được trình bày dưới dạng giấy, chứng thư giấy phải được xác thực bằng chữ ký tay và con dấu của công chứng viên, đây là bằng chứng để chứng minh tinh xác thực đối với bên thứ ba. Đối với công chứng điện từ, nguồn dữ liệu đã được thay đổi thành dữ liệu điện tử và công chứng viên sử dụng “khóa số thực” (hay chữ ký điện tử an toàn) để xác nhận văn bản hoặc giao dịch mà giá trị pháp lý vẫn có bằng chứng giống như văn bản viết trên giấy[31]. Hoàn toàn có thể khẳng định tốc độ thực hiện nhanh chóng, chính xác và tiện lợi là ưu điểm nổi trội của hoạt động công chứng điện tử so với công chứng truyền thống đối với các giao dịch bất động sản.
3. Hiệu quả phòng ngừa tranh chấp của công chúng điện tử so với công chứng truyền thống ở lĩnh vực bất động sản
Bất động sản là tài sản lớn, liên quan tới nhiều thủ tục pháp lý phức tạp song không phải trường hợp nào các chủ thể liên quan đều có đủ hiểu biết để kiểm tra, kiểm soát các vấn đề pháp lý phát sinh khi giao dịch bất động sản. Với giá trị lớn nên hợp đồng bất động sản dễ xảy ra tình trạng lừa đảo, giả mạo hay các bên lợi dụng để che giấu ý đồ thật nên việc xảy ra tranh chấp xảy ra khá thường xuyên. Do đó, công chứng có vai trò kiểm soát để cảnh báo, công chức nhà nước và là người chịu trách nhiệm pháp lý về giá trị pháp lý của giao dịch được thực ngừa tranh chấp và ngăn chặn rủi ro không đáng có cho các chủ thể. Công chứng viên là công chức nhà nước và là người chịu trách nhiệm pháp lý về giá trị pháp lý của giao dịch được thực hiện thông qua chứng thư công chứng. Với năng lực chuyên môn, kiến thức pháp luật cũng như kinh nghiệm công chứng viên có trách nhiệm xác minh các vấn đề sau: (1) danh tính, năng lực, quyền hạn và ý chí ban đầu của mỗi bên khi tiến hành giao dịch; (2) tính pháp lý của quyền sở hữu bất động sản (như quy hoạch đô thị, môi trường, giấy phép xây dựng tình hình thể chấp và cho thuế,…). Việc kiểm tra kỹ lưỡng trước khi ký hợp đồng bất động sản sẽ giúp các bên tránh phát sinh tranh chấp về sau. Nếu chỉ thực hiện giao dịch bất động sản mà không thông qua thủ tục công chứng thì các cơ quan chức năng hay bên thứ ba khó xác định tính hợp pháp của các loại hồ sơ, giấy tờ kèm theo.
Bản chất của công chứng điện tử là thực hiện hoạt động công chứng truyền thống trên môi trường điện tử. Công chứng điện tử ra đời cũng góp phần vào mục tiêu chung là phòng ngừa tranh chấp xảy ra về sau giữa các bên thông qua việc xác minh một số vấn đề cần thiết cho một giao dịch bất động sản. Tuy nhiên, công chứng điện tử giao dịch bất động sản vẫn có điểm nổi trội và hiệu quả hơn so với công chứng truyền thống. Cụ thể, công chứng điện tử sử dụng đường truyền internet, do vậy công chứng viên có thể dành nhiều thời gian để giải thích về các điều khoản, tư vấn một số vấn đề quan trọng cho khách hàng khi soạn thảo hợp đồng. Bên cạnh đó, công chứng điện tử được thực hiện thông qua nền tảng kỹ thuật số sử dụng công nghệ mã hóa hiện đại để đảm bảo rằng chứng thư được xác thực hợp pháp và các tài liệu bất động sản không có sự giả mạo, lừa đảo, giúp ngăn chặn các tranh chấp phát sinh ngay từ đầu. Hơn hết, hệ thống liên kết giữa cơ quan công chứng và các bên liên quan (ngân hàng, cơ quan nhà nước) giúp công chứng viên thực hiện nghĩa vụ nộp thuế với sao kẻ rõ ràng, minh bạch, Ngoài ra, khi các bên lựa chọn thực hiện giao dịch bất động sản theo hoạt động công chứng từ xa, điều đó có nghĩa là các bên không phải có một trong cùng một vị trí, vì vậy sẽ tiết kiệm thời gian, chi phí di chuyển trong quá trình giao dịch bất động sản. Xét trường hợp có xảy ra tranh chấp giữa các bên, công chứng viên có thể cung cấp bằng chứng thông qua Tele@ctes được quyền truy cập vào tập hồ sơ bất động sản được quản lý bởi Tổng cục Tài chính công, đồng thời tìm kiếm lại chứng thư bất động sản đã xác thực được lưu trữ ở Trung tâm lưu trữ dữ liệu công chứng điện tử một cách thuận tiện. Tóm lại, công chứng điện tử giao dịch bắt động sản là hoạt động thích hợp với thời đại công nghệ số như hiện nay.
Tài liệu tham khảo
[1] (2007) Promoting Confidence in Electronic Commerce: Legal Issues on International Use of Electronic Authentication and Signature Methods, New York, United Nations; [2] Bechini, Ugo & Gassen, Dominik (2008), “A New Approach To Improving The Interoperability of Electronic Signatures In Cross-border Legal Transactions”, Michigan State University College of Law Journal of International Law, 17(3); [3] Đoàn Thị Phương Điệp (2010), “Đăng ký giao dịch bất động sản trong luật dânsự Pháp và so sánh với việc đăng ký giao dịch đảm bảo ở Việt Nam”, [http://www.lapphap.vn/Pages/tintuc/tinchitietaspx?tintucid-206932&fbclid=IwARIntLkGrdaBHCDGMOR4sNbaxQcKjgy1R9 MxZLHGLoex W6T5rYBDY2Zlo];
(4) Aude Roelly (2014), “Le notariat, une profession qui a effectué sa transition namenque!” (Nghề công chứng, một nghề đã thực hiện quá trình chuyển đổi kỹ thuật số) Hiện đại hóa và lưu trữ: Những suy nghĩ về công tác quản lý và thu thập tài liệu lưu trữ;
[5] Direction Générale Des Finances Publiques (2017). “Tele@ClesL’incontournable Du Quotidien”;
[6] Finances Publiques (2017), “La DGFIP, interlocuteur privilégié des notaires en matière de publicité fonciere” (DGFTP, người đối thoại đặc quyền của công chứng viên trong các vấn đề đăng ký đất đai), La Direction Générale Des Finances Publiques: Partenaire Des Notaires (Tổng Cục Tài Chính Công: Đối Tác Công Chứng). [7] Manuella Bourassin, Corine Dauchez, Olivier Leproux, Marc Pichard (2019), Notariat et numérique. Pratiques et perceptions des acteurs dans les Hauts-de-Seine (Công chứng và kỹ thuật số. Thực tiễn và nhận thức của các chủ thể ở Hauts-de-Seine), Rapport de recherche CEDCACE – Université Paris Nanterre 2019, tr. 38;[8] Corine Delphine Dauchez (2020), “La coproduction de la publicité foncière en
ligne par l’Etat et le notariat” (Nhà nước và cơ quan công chứng hợp tác đăng ký đất đai trực tuyến), Revue francaise d’administration publique (Tạp chí hành chính công Pháp) năm 2020, số 173, tr. 181-194;
[9] Notaires de France (2020), “Le rôle du notaire (Notary’s role)”. [https://www.notaires.fr/fr/profession-notaire/role-du-notaire-et-ses-principaux-domaines- dintervention/le-role-du-notaire]; [10] Corine Dauchez, Jean-Pierre Marguénaud (2021), “Le droit d’accès au cyber- notaire (Quyền truy cập vào mạng công chứng)”, Tài liệu Hội thảo La Semaine Jiridique Notariale et Immobilière (Tuần lễ công chứng và pháp lý bất động sản), 2021, Etude 1283, số 37, tr. 21; [11] Laura SERRUYA (2021), Le Notaire Face Au Numérique (Công chứng viên đối mặt kỹ thuật số). Luận văn Thạc sĩ Luật học, Đại học Paris-Saclay, tr. 15; [12] Edouard Philippe (2021), “Action Publique 2022: pour une transformation duservice public”. Tin tức Chính phủ;
[13] Henry LETULLE, “La sécurisation des transactions immobilières en France (Biện pháp bảo đảm các giao dịch bất động sản ở Pháp)”, Phòng công chứng Paris,.
[1] Điều 1369 BLDS Pháp
[2] Notaires de France (2020), “Le rôle du notaire (Notary’s role)”. [https://www.notaires.fr/fr/profession-notaire/role-du-notaire-et-ses-principaux-domaines- dintervention/le-role-du-notaire] (truy cập ngày 15/4/2023).
[3] Điều 517 BLDS Pháp
[4] Henry LETULLE, “La sécurisation des transactions immobilières en France (Biện pháp bảo đảm các giao dịch bất động sản ở Pháp)”, Phòng công chứng Paris, https://paris.notaires.fr/site/defualt/files/presention-letulle-securisatiotransactions-immobilieres-france-def.pdf, truy cập ngày 15/4/2023.
[5] Lược dịch “Tout acte sujet à publicite dans un service charge de la publicite fonciere doit etre dresse en la forme authentique.”
[6] Corinne Knopp (2022), “Real Estate law in France”, Deloitte Legal Handbook for Real Estate Transactions (2022), tr 85.
[7] Tlđd (8), tr85.
[8] Laura Serruya (2022), Le Notaire Face Au Numerique, Luận văn thạc sĩ, Đại học Paris-Saclay, tr.15.
[9] Điều 17 Sắc lệnh số 79-1037 ngày 3 tháng 12 năm 1979.
[10] Notaires de France (2020), “L’acte authentique du notaire (Chứng thư xác thực của công chứng viên)”, https://www.notaires.fr/fr/profession-notaire/role-du-notaire-et-ses-principaux-domaines-dintervention/lacte-authentique-du-notaire?fbclid=IwAR17H7P9he-reCekz9Mf_ET2Mem_XYurAOMBxECGOdb8YICPNz3XlJalzO4
[11] Robin Anesi (2017), La formation du contrat de vente immobiliere: vers un contratsolennel?, Luận văn thạc sĩ, tr44.
[12] Bechini, Ugo & Gassen, Dominik (2008), “A New Approach To Improving The Interoperability of Electronic Signatures In Cross-border Legal Transactions”, Michigan State University College of Law Journal of International Law, 17(3), tr.705, tr.719-720.
[13] (2007). Promoting Confidence in Electronic Commerce: Legal Issues on International Use of Electronic Authentication and Signature Mtheods. New York, United Nations, tr.55-56.
[14] Notaires de France (2021), “Immobilier: est-il possiblede vendre à distance un bien situe l’etanger?”, https://www.notaires.fr/fr/faq/comment-vendre-a-distance-un-bien-immobilier-situe-letranger, truy cập ngày 26/4/2023.
[15] Lẩu Serruya (2022), Le Notaire Face Au Numerique, Luận văn thạc sĩ, Đại học Paris-Saclay, tr.49.
[16] Les Notaires du Grand Paris (2012) “Tele@ctes: des eschangrs desmaterialises avec le service de la publicite fonciere (Trao đổi phi vật chất hóa với dịch vụ đăng ký đất đai”, https://notairesdugrandparis.fr/fr/les-outils-du-mnotariat-au-service-des-franciliens/telectes-des-echanges-demarterialises-avec-de-la-publiciere, truy cập ngày 25/4/2023.
[17] La Direction generale des finances publiques (DGFiP)
[18] CSN Conseil superieur du notariat
[19] DGFiP Direction Gesesneerale des Finances Publiques
[20] Directions resgionales ou departementales des Finances publiques
[21] Le Fichier informatise des donnees juridiques immobilieres (FIDJI) là hệ thống quản lý dữ liệu bất động sản có tính chất pháp lý dưới sự kiểm soát của Cục quản lý đất đai Pháp
[22] Corine Delphine Dauchez (2020), “La coproduction de la publicite fonciere en ligne par l’État et le notariat” (Nhà nước và cơ quan công chứng hợp tác đăng ký đất đai trực tuyến), Revue francaise d’administration publique (Tạp chí hành công Pháp) năm 2020, số 173, tr.181-194.
[23] Aude Roelly (2014), Le notariat, une profession qui a effectue sa transition numerique!” (Nghề công chứng, một nghề đã thực hiện quá trình chuyển đổi kỹ thuật số), Hiện đại hóa và lưu trữ; Những suy nghĩ về công tác quản lý và thu nhập tài liệu lưu trữ, https://siaf.hypotheses.org/125, truy cập ngayf18/4/2023
[24] La Caisse des despots et consignations (CDC) hay được gọi đơn giản là Qũy tiền gửi và Ký gửi (Caisse des depots), là một tổ chức tài chính công của Pháp, là một phần của tổ chức Chính phủ dưới sự kiểm soát của Nghị viện, https://www.caissedesdepots.fr/modele-unique/nos-mission, truy cập ngày 24/4/2023.
[25] Finances Publiques (2017), “La DGFiP”, interlocuteur privilegie des notaires en matiere de publicite fonciere” (DGFiP, người đối thoại đặc quyền của công chứng viên trong các vấn đề đăng ký đất đai), La Direction Generale Des Finances Publiques: Partenaire Des Notaires (Tổng Cục Tài Chính Công: Đối tác Công Chứng)
[26] Do bản dịch ở mỗi ngôn ngữ là khác nhau, có bài nghiên cứu nêu tên gọi đây là “secure electronic signature”, có bài nghiên lại gọi đây là “Signature electronique securisee” hay “la Carte REAL”, hay “la cle REAL” nên ở đây tác giả in lược dịch là “khóa số thực”.
[27] Code general des impots
[28] Direction Generale Des FinancesPubliques (2017), “Tesle@Ctes L’incontourable Du Quotidien”, https://www.impots.gouv.sites/default/files/media/3_Documentation/depliants/parts/derte_teleacte_incontournable_quotdien.pdf, truy cập ngày 25/4/2023
[29] Finances Pubbliques (2017), “La DGFiP, interlocuteur privilegie des notaires en matiere de publicite fonciere” (DGFiP, người đối thoại đặc quyền của công chứng viên trong các vấn đề đăng ký đất đai), La Direction Generale Des Finances Publiques: Partenaire Des Notaires (Tổng Cục Tài Chính Công: Đối Tác Công Chứng)
[30] Edouard Philippe (2021), “Action Publique 2022: pour une transformation du service public”, Tin tức Chính phủ, https://www.gouvernement.fr/action-publique-2022-pour-une-transfomation-du-service-pulic, truy caaph ngày 25/4/2023/.
[31] Điều 1316-1 Luật số 2000-230 ngày 13/3/2000, https://www.legifrance.gouv.fr/codes/article_lc/LEGIARTI000006437885/2000-03-14, truy cập ngày 04/3/2023.
